• META:PROC
    SUCCESS STORIES


Story 1
Story 2
Story 3
Story 4
Story 5
Story 6
Story 3

Migration von Daten aus einem Altsystem

In einem Altsystem für die Verwaltung von User Accounts wurden über die Jahre unzureichend die Daten gepflegt. Es lagen erhebliche Mengen an Altlasten in Form von inaktiven Zugängen in diesem System. Hierbei handelte es sich nicht nur um Zugangsdaten zu Applikationen und Datenquellen, sondern auch um Daten zur Nutzung der Telefonanlage, Zeitabrechnungs- und Raumzugangssystemen. Ein Übertragen der Daten ohne vorherige Bereinigung hätte daher aufgrund von Doubletten zu massiven Schwierigkeiten und Ausfällen führen können. Bei der Einführung eines neuen Systems sollten daher die Daten überführt, aber zuvor von den Altlasten bereinigt werden. Die Zugangsberechtigungen zu verschiedenen Applikationen waren teils in Gruppen zusammengefasst. Diese mussten durch den Roboter analysiert und sowohl auf Account als auch auf Gruppenebene entsprechend geprüft und bereinigt werden.
Der Roboter rief hierfür im Altsystem die entsprechenden User Accounts auf und überprüfte zunächst die zugeordneten Gruppen. Gruppen und Zugänge, die nicht mehr aktiv waren oder deren Applikationen nicht mehr existierten wurden in diesem Zuge bereinigt. Die Übertragung des User-Accounts fand dann in einem zweiten Schritt nur mit den aktiven Gruppen und Zugangsdaten statt. Zudem musste der Roboter nicht korrekte User Accounts per E-Mail an die jeweils verantwortlichen Personen melden. Die entsprechende Analyse wurde gegen eine vom Kunden gelieferte positiv Excel-Datei durchgeführt.
Story 4

Abrechnung von Sammelrechnungen

Im vorliegenden Fall bekommt der Kunde vom Partner eine Sammelabrechnung und einen Gesamtbetrag überwiesen.  Zudem werden Einzeldaten in Form eines Reports per E-Mail versandt.

Dieser Report beinhaltet jeweils eine unterschiedliche Anzahl an Einzelpositionen im unteren bis mittleren dreistelligen Bereich, die verschiedenen Endkunden zugeordnet werden müssen.

Der Roboter empfängt in diesem Fall die E-Mails, legt den darin enthaltenen Report ab. Dann öffnet er den Report, überträgt jede Einzelposition in eine selbst entwickelte Applikation in den jeweiligen Endkunden-Datensatz und markiert jede abgeschlossene Zeile zu Kontrollzwecken als bearbeitet oder fehlerhaft. Nach einem vorher definierten Algorithmus werden aus dem übermittelten Gesamtbetrag dabei die Einzelbeträge für jede Einzelposition berechnet und ebenfalls im Endkunden-Account hinterlegt, um regelmäßig entsprechende Einzelabrechnungen erstellen zu können.
Eine zusätzliche Prüfung auf „Sinnhaftigkeit“ der Daten auf Basis einer Trendanalyse, erhöht die Zuverlässigkeit der eingetragenen Daten zu der vorher manuellen Umsetzung des Prozesses.

Story 5

Sicherheitsüberprüfung eines Webportals

Der Kunde betreibt eine Bestellportal, bei dem es potentiell zum Einschleusen von Schadcode kommen könnte (in der Vergangenheit bei einem Marktbegleiter so geschehen). Eine derzeit bereits eingesetzte Sicherheitslösung kann diese Aktion selbst nicht erkennen, da die Überprüfung die exakte Nachahmung eines Nutzerverhaltens mit Maus und Tastatur voraussetzt. Daher übernimmt der Roboter vordefinierte Bestellvorgänge und prüft parallel Informationen im Quellcode der Webseite, um solche Abweichungen gegen eine vergebenen Positivliste abzugleichen. Die Bestellvorgänge werden in unregelmäßigen Abständen durchgeführt und beim Erkennen einer Abweichung als qualifizierte Information per E-Mail an den zuständigen Sicherheitsmitarbeiter weitergegeben.

Story 6

Einrichten von Zugängen für neue Mitarbeiter

Die Herausforderung des Service-Desk Betreibers war es, auf die hohe Fluktuation seiner Mitarbeiter zu reagieren. Teilweise dauerte das Onboarding neuer Mitarbeiters über zwei Wochen, da es sich hier um eine teils hohe zweistellige, in Spitzenmonaten teils dreistellige Anzahl an Änderungen handelte, die von dem für den Prozess legitimierte Personal nur schwer zu bewältigen war. Im Rahmen der Automatisierung konnte die Dauer dieses Onboarding-Prozesses auf im Schnitt zwei Arbeitstage reduziert werden. Die Aufgabe des Roboters ist in diesem Fall folgendermaßen gegliedert: Er übernimmt Daten aus einer zur Verfügung gestellten Liste neuer und abgegangener (joiner/leaver) Mitarbeiter und richtet die notwendigen Mitarbeiter Accounts jeweils auf Systemen und Applikationen ein, zu denen die entsprechenden Mitarbeiter Zugriff erhalten sollen. Mitarbeiter, die das Unternehmen verlassen werden in diesem Zuge von den entsprechenden System gelöscht und gesperrt. Durch die Verkürzung der Laufzeit bringt dies einen zusätzlichen Sicherheitsfaktor mit sich und verhindert Altlasten, die zu einem zuvor genannten Migration-Fall führen könnten. Zudem generiert der Roboter ein auditrelevantes Reporting, das dem Quality Manager und dem Security Officer zur Verfügung gestellt wird.
Story 1

Ticketverwaltung bei Open Grid Europe

Die Herausforderung:
Der Kunde will zwei Ticketsysteme parallel betreiben, eines wird dabei von einem Outsourcing Provider geführt, eines führt der Kunde selbst. Der Aufbau einer konventionellen API-Schnittstelle war zu kostspielig, daher wurde die Idee geboren, die beiden Ticketsysteme via Robotic Process Automation (RPA) synchron zu halten.

Das sagt unser Kunde dazu:
​„IT - Datenkonsistenz 24 Stunden am Tag, 365 Tage im Jahr
Ein Ticketsystem zu verwalten ist eine nicht zu unterschätzende Arbeit. Zwei Systeme zu verwalten und deren Inhalt kontinuierlich konsistent zu halten, ohne auf Teile des Datenbestandes mittels direkter Schnittstelle zugreifen zu können, stellte uns dann vor eine Herausforderung, für die es eine Lösung zu finden galt.
Dabei halfen uns sowohl der Software-Anbieter USU mit seinem Ticket-System „Valuemation“, als auch die meta:proc, die mit ihrer RPA-Automatisierungslösung e:Agent die Herausforderung der Synchronisation meisterte. Die SYSback AG übernahm die Koordination des Projektes.
OGE - meta:proc - SYSback – USU: Vier Unternehmen - Eine Lösung – Eine Erfolgsgeschichte
Durch diese partnerschaftliche Zusammenarbeit der Anbieter mit uns, der Open Grid Europe, konnten im Projekt die Grenzen zwischen klassischer Backend- und Frontend-Automation aufgehoben werden und in kurzer Zeit eine Lösung für unsere Herausforderung der kontinuierlichen Synchronisation von zwei Enterprise Ticketsystemen gefunden werden.
Das Ergebnis dieser Allianz: Eine intelligente und kostengünstige Automation, die auch auf Enterprise-Level sinnvoll einsetzbar ist.
Durch die eingesetzte RPA-Lösung sind wir in die Lage versetzt, 24/7 eine konsistente Datenlage in beiden Ticket-Systemen zu halten. Dabei ist es uns selbst bei Lastspitzen möglich, zeitnah die Konsistenz der Daten herzustellen und damit den Einfluss auf zeitkritische SLAs zu minimieren, ohne einen limitierenden Faktor in Bezug auf die Ressourcen für eine manuelle Bearbeitung in Kauf nehmen zu müssen.
Insbesondere außerhalb der Bürozeiten wäre es schwierig geworden, ohne diese Lösung und ohne eine andere Schnittstellenanbindung, die Reaktionszeiten auf hochpriorisierte Tickets einhalten zu können. Zudem werden Übertragungs-, Bedienungs- und Flüchtigkeitsfehler nahezu ausgeschlossen und somit eine Automatisierungsrate von jenseits der 98%-Marke erzielt.
Das RPA-Tool e:Agent arbeitet hierbei vollkommen selbstständig und zuverlässig, ohne notwendige, menschliche Eingriffe im Regelbetrieb zu benötigen.“
 
Story 2

Stammdatenänderung Kundenstamm

Änderungen an Stammdaten kommen regelmäßig vor und bedeuten teilweise erheblichen Aufwand, um konsistent, fehlerfrei und zeitnah in allen relevanten IT Systemen umgesetzt zu werden.  

Der vorliegende Geschäftsvorfall wird im Service-Center eines Telekommunikationsproviders eingesetzt. Der Roboter handelt hier automatisiert die Änderungen von Kundenstammdaten (Adress- und Kontodaten) ab. Diese Änderungen werden dem Roboter in Form von kommaseparierten Listen übergeben und müssen in vier unterschiedlichen Systemen, die teilweise eine Individualentwicklung des Kunden sind, in unterschiedlicher Weise und Datenbeschaffenheit verarbeitet werden.

Will heißen, zwischen einlesen der Daten und der Ausgabe in die jeweilige Applikation müssen für einen Großteil der Daten Anpassungen vorgenommen werden, so dass diese in der Zielapplikation valide eingegeben werden können.
Zudem muss der Roboter zwischen Neuanlage, Änderung und Löschung eines Kundendatensatzes unterscheiden können und den jeweils entsprechenden Prozessablauf einsetzen.

ALEXANDER : STEINER

Kontakt